Wat is de relatie tussen labels en QR-codes?

Via labels koppel je specifieke informatie aan reizigers, reisbegeleiders en andere onderdelen van een reisprogramma. Daarmee toon je reizigers informatie die alleen voor hen bedoeld is. Denk aan een groepsreis waarbij deelnemers in verschillende hotels overnachten: dankzij labels ziet elke reiziger uitsluitend het eigen hotel. Informatie waar je geen label aan geeft, is automatisch voor iedereen zichtbaar.

Belangrijk: Wanneer je met labels werkt, is het verplicht om alle deelnemers toe te voegen in de deelnemersmodule van de reis, inclusief een uniek e-mailadres per persoon. Uiteindelijk moet je hen via de uitnodigingsmodule in de backoffice uitnodigen met een unieke code.

De scanbare QR-codes in de app werken altijd op basis van een label. Zo activeer je bijvoorbeeld een QR-codelijst die gekoppeld is aan een specifiek label. Het systeem weet daardoor precies welke deelnemers bij dat label horen en geeft tijdens het scannen een direct overzicht van wie er wel of niet aanwezig is.

Kort samengevat: je kunt labels prima gebruiken zonder QR-codes te activeren, maar QR-codes werken nooit zonder labels.

 

Hoe activeer ik labels en QR-codes via de backoffice?

 

1. Voeg de deelnemers toe in de deelnemersmodule

Open de gewenste reis en navigeer naar de deelnemersmodule. Hier voeg je alle deelnemers toe. Dit kan op verschillende manieren; in het artikel “De pagina ‘Deelnemers’ aanmaken“ lees je precies hoe dit werkt.

Belangrijk: Zorg ervoor dat elke deelnemer een uniek e-mailadres heeft.

Koppel vervolgens elke deelnemer aan één of meerdere labels. Voor elk label dat je aanmaakt, kun je later een specifieke QR-codelijst activeren. Bedenk vooraf dus goed welke labels je nodig hebt, zoals bijvoorbeeld: ‘Check-in algemeen’, ‘Check-in 22 juli’, etc.

Deelnemers importeren via Excel
Importeer je de deelnemers via een Excel-bestand? Dan kun je eenvoudig extra kolommen aan het bestand toevoegen waarbij elke kolom staat voor een specifiek label.

Bijvoorbeeld:

• Kolomtitel: Check-in algemeen

• Waarde bij elke deelnemer in die kolom: Check-in algemeen

2. QR-code lijsten activeren

Nadat je de deelnemers hebt toegevoegd, navigeer je naar de QR-code module. Klik hier op ‘Ga naar instellingen’. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle labels binnen die reis. Vink de checkbox aan bij de labels waarvoor je een QR-codelijst wilt activeren en klik op ‘Opslaan’. Klik vervolgens opnieuw op het QR-code-icoon om te controleren of de lijst correct is geregistreerd.

In het onderstaande voorbeeld activeren we een QR-codelijst voor ‘Check-in algemeen’. Reisbegeleiders en/of beheerders (administrators) die tijdens de reis de QR-codes scannen, zien hierdoor de lijst ‘Check-in algemeen’ verschijnen in hun app met alle deelnemers die hieraan zijn gekoppeld (wat we hebben ingesteld door het label aan de deelnemers toe te wijzen).

3. Deelnemers uitnodigen

Ben je klaar om de deelnemers uit te nodigen? Navigeer dan naar Instellingen > Stuur de reis naar de deelnemers. Selecteer bij ‘Naar’ de eerste optie (deze staat standaard al geselecteerd).

Vul vervolgens het onderwerp en het bericht in. Vergeet niet om in het bericht de unieke code toe te voegen. Dit doe je door onderaan op de blauwe knop ‘Unieke code’ te klikken; de code verschijnt dan automatisch op de plek waar je cursor staat.

Staat alles klaar? Klik dan op de knop ‘Stuur’. Je bent nu helemaal klaar!

 

Optioneel: Deelnemers- en QR-code lijsten updaten

Het kan natuurlijk gebeuren dat je later nog wijzigingen wilt doorvoeren in de deelnemerslijst of de QR-codelijsten. Dat is geen enkel probleem.

Aanpassingen aan deelnemers
Navigeer naar de deelnemersmodule binnen de reis. Je kunt hier deelnemers toevoegen, bewerken of verwijderen. Ook het toekennen van nieuwe labels is altijd mogelijk.

• Handmatig aanpassen: Voer de wijzigingen rechtstreeks uit via de interface.

• Via een nieuwe Excel-import: Pas de oorspronkelijke Excel-lijst aan en importeer deze opnieuw. Het systeem verwerkt de wijzigingen vervolgens automatisch.

Belangrijk: Zorg er bij een nieuwe Excel-import voor dat het nieuwe Excel-bestand alle deelnemers bevat, en dus niet alleen de nieuwe personen. Deelnemers die niet meer in de lijst staan, worden namelijk uit het systeem verwijderd. Nieuwe personen worden toegevoegd en bestaande gegevens worden bijgewerkt indien van toepassing. Pas bij voorkeur de e-mailadressen van al bestaande deelnemers niet aan.

Aanpassingen aan QR-codes Je kunt achteraf altijd nieuwe QR-codelijsten activeren of bestaande lijsten deactiveren. Volg hiervoor de stappen uit punt 2 van dit artikel. Je hoeft de deelnemers hiervoor niet opnieuw uit te nodigen.